Pequeño recordatorio para grandes principiantes: para enviar el mismo mensaje a varias personas, no es necesario que redacte el correo tantas veces como destinatarios ...
Los destinatarios de un correo electrónico
- La primera solución consiste en ingresar en el campo Para: las direcciones de correo electrónico de sus destinatarios, una tras otra, separadas por comas o punto y coma.
Puede refinar el manejo estableciendo una jerarquía en este envío de grupo. Esto implica enviar el mensaje a un corresponsal principal (por lo tanto, a través del campo Para :) y enviar una copia certificada a otros destinatarios. Para hacer esto, ingrese su dirección en el campo Cc:, para "Copia carbón".
Un correo electrónico tiene exactamente el mismo aspecto que se envió a través del comando Para: o Cc :, pero esto indica al destinatario si se espera una respuesta expresamente o si el mensaje se le envía para información.
Por x razones, es posible que deseemos que los múltiples destinatarios de un correo electrónico no sepan que se trata de un correo electrónico grupal. Ejemplo típico: correos electrónicos de saludo. Para que todos tengan la impresión de que les ha enviado un correo electrónico único y personalizado, aunque esté enviando el mensaje a las 300 personas de su libreta de direcciones, deberá ingresar las direcciones en el tercer cuadro de entrada : Cco , para "Copia invisible invisible". De forma predeterminada, esta opción está oculta, pero solo debe marcar la opción Todos los encabezados en el menú Ver para que aparezca la línea CCO .
- La segunda solución , más adecuada si el número de destinatarios se multiplica en exceso, consiste en seleccionarlos de la libreta de direcciones. En el menú Herramientas , haga clic en Seleccionar destinatarios . A la izquierda de este asistente se encuentra la lista exhaustiva de sus contactos. Todo lo que tiene que hacer es seleccionar una persona y presionar uno de los tres botones Para , Cc o Cco para agregarlos a la lista de destinatarios de correo electrónico de acuerdo con uno de estos métodos de envío. Repite la manipulación tantas veces como sea necesario.
Para agregar varios contactos a la vez, selecciónelos mientras mantiene presionada la tecla Ctrl , luego presione uno de los tres botones.
- La tercera solución es útil si a menudo envía correos electrónicos al mismo grupo de personas. En este caso, es interesante definir este grupo de una vez por todas en la libreta de direcciones, de modo que solo tendrás que ingresar un nombre para llegar a cada uno de los miembros de la "tribu". En el menú Herramientas , haga clic en Libreta de direcciones . Una vez en el cuaderno, seleccione el comando Nuevo grupo del menú Archivo . Después de nombrar su grupo, presione Seleccionar las brasas y elija los contactos en la lista a la izquierda de la ventana. Pulsar el botón Seleccionar situado en el centro y validar conOK .
A partir de ahora, para enviar un correo electrónico a los miembros del grupo, todo lo que tiene que hacer es introducir su nombre en uno de los campos de entrada, A: , Cc: o CCO .
No incluya mensajes originales
De forma predeterminada, al responder a un correo electrónico con el comando Responder , Outlook se hace cargo de todo el mensaje original. El valor de poner una respuesta en contexto es obvio; sin embargo, si por alguna razón aún desea comenzar con un correo electrónico en blanco, solo debe hacer lo siguiente:
- Seleccione el comando Opciones del menú Herramientas .
- Cambie a la pestaña Envíos .
- Desactive la casilla de verificación Incluir mensaje original en la respuesta .
Tenga en cuenta, aún con respecto a esta inserción automática del texto original, que es posible sangrar este mensaje o no. Además, en el caso de textos sin formato , se puede definir el símbolo de sangría (en la pestaña Envíos de las opciones de Outlook, presione el botón Parámetros HTML o Parámetros de texto sin formato ).
Acuse de recibo
Es posible adjuntar una solicitud de confirmación de lectura a un correo electrónico, que le devolverá un poco como un acuse de recibo, en forma de mensaje automático. Sin embargo, tenga en cuenta que esto es solo una solicitud y que el destinatario puede ignorarla por completo, especialmente si abusa de esta opción. Para solicitar confirmación de forma sistemática:
- Seleccione el comando Opciones del menú Herramientas .
- Cambiar a la pestaña Read Receipts
- Seleccione la casilla de verificación Solicitar confirmación .
También es posible solicitar esta confirmación de lectura solo caso por caso. Esto nos parece más sensato. Para hacer esto, simplemente marque la opción Solicitar un recibo de lectura en el menú Herramientas , antes de publicar un correo electrónico.
Prioridad de mensaje
Es posible definir el nivel de prioridad de un mensaje. El hecho de que un mensaje se envíe con prioridad alta o baja no tiene ningún efecto en la velocidad a la que se envía el correo a su destinatario. La única diferencia con un correo electrónico estándar es el signo de exclamación rojo que se muestra en la bandeja de entrada. Esta opción solo tiene sentido si la usas muy ocasionalmente, para escribir a personas que conoces bien, compañeros, amigos, familiares, etc. Por otro lado, no espere que un empleador potencial o una línea directa examinen su solicitud más rápidamente con el pretexto de que está marcada con este pictograma. Por el contrario, un correo electrónico publicado en alta prioridad cuando no hay lugar tenderá a irritar a su destinatario.
De todos modos, para cambiar la prioridad de un mensaje, simplemente marque la opción de su elección en el menú Mensajes (comando Establecer prioridad ), o haga clic en el botón Prioridad .
Redactar un correo electrónico sin abrir Outlook
Así como es posible crear accesos directos para comenzar a cargar una página web, puede abrir un mensaje nuevo de manera muy sencilla, incluso cuando Outlook está cerrado. Un correo electrónico compuesto de esta manera se almacenará en la bandeja de salida y se enviará durante la próxima conexión. Para crear uno de los accesos directos del escritorio, siga estos pasos:
- En un espacio libre en su escritorio, implemente el menú contextual con un clic derecho.
- Seleccione el comando Nuevo , luego Acceso directo .
- En el asistente para crear accesos directos que luego aparece, simplemente escriba mailto: o mailto: seguido de la dirección de un destinatario en particular .
- Valide , nombre su atajo y listo. Ahora solo tiene que hacer doble clic en este enlace para escribir sus correos electrónicos sin abrir Outlook.